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拯救产品管理会议的十个技巧

会议对于协调干系人和开发团队,并得出正确的产品决策而言,是至关重要的。

但我们都曾被困在糟糕的会议中:缺乏目标,没有议程,被个别有发言权的人主导,无法按时开始,超时拖延。。。这类会议既没有效率,又使人消极。

但会议并不一定要如此糟糕,下面的十个技巧将帮助你举办一个成功的产品管理会议,让与会者投入其中,并帮助你实现预期的结果。

1. 设定一个目标

清楚的知道为什么要举行这次会议。会议是关于什么的?想要得到什么结果?

例如,一个产品战略研讨会的目标,是识别出为了使产品匹配市场所需要做的关键改变。与之相对,一个Sprint评审会议则可以帮助你确定客户是否能够轻松的注册产品。

如果缺少清晰而明确的目标,你会发现很难确定需要达成什么结果,谁要参加,怎样有效的组织会议。如果你觉得找到这样一个目标很困难,那么说明这个会议也许并不是必要的。

2. 让有作用的人参与

仔细考虑为了达成你设定的目标,哪些人应该参加会议?关于产品战略和路线图的会议,我建议让关键干系人参与,例如销售、市场、支持、财务人员,以及开发团队代表 —— 最好这个人对用户体验,架构,以及技术都有所了解。而在Sprint评审会议中,你可能也想邀请特定的用户和客户来收集他们的反馈。

作为一条经验法则,当需要作出高影响力决策,或重新制定产品战略、路线图和产品backlog时,要避免召开超过十人的会议。我发现当团体人数显著增加时,参与度往往会下降,达成一致意见也变得更加困难。因此常常不得不举行时间冗长的会议,这使得人们更难腾出必要的时间来参会。

3. 需要正确的输入

确保相关的数据能在会议召开前获得,需要的数据取决于会议类型和目标。这里是三种类型会议的输入数据样例:

  • 产品战略研讨会:产品性能数据(KPI),竞争分析,市场趋势,开发进度,例如发布燃尽图,最新产品增量的用户反馈 。(这是假设你们在一起审查和更新战略及路线图,我觉得这个方法非常有用)。
  • Sprint计划会:产品目标,已排好优先级,且有足够准备就绪条目的产品backlog,开发团队在下个Sprint的容量,来自上一次回顾会的任何行动项。
  • Sprint评审会:Sprint目标,产品增量,完工标准,发布燃尽图。

当举办战略研讨会时,可以考虑事先向与会人分享输入数据,以便大家为会议做充足的准备。这能够加快决策过程,导向更佳的决策结果。

4. 准备一个议程

确定你要如何组织这场会议,并确认为达成目标所需的步骤。

例如,对于一场战略研讨会,你可能想要选择以下的议程:

  1. 欢迎和签到。
  2. 宣布会议目标和议程。
  3. 针对产品性能数据(KPI),竞争分析和市场趋势等进行讨论。
  4. 评估产品战略,并做必要的调整。
  5. 讨论开发进展和针对最新产品增量的用户反馈。
  6. 审查和调整产品路线图,确认对产品战略的潜在影响。
  7. 结束会议。

不要忘记为每项议程分配时间,如果会议超过一小时,最好再加一两个休息时间。在会议邀请中分享会议目标和议程,以便与会者提前了解会议将发生什么。

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5. 预留时间给大家打哈哈

在会议开始时,留出签到的时间,让人们轻松地接触和重新连接。一个方法是让参会者简要地回答以下两个问题:

  • 我现在的感觉如何?
  • 我为什么会有这样的感受?

你可能会想要跳过签到环节以便节省时间来完成更多的工作,但这通常并不是个好主意,尤其是当举行在线会议时,人们会更难进行轻松的社交和聊天。留出五分钟时间来签到,向与会者表明你对他们的状况感兴趣,这会让人们觉得受到重视,并鼓励每个人从一开始就充分参与到会议中来。

这能增加人们的心理安全感,提高生产力,并导向更好的决策。换句话说,如果跳过签到,有可能减缓会议的整个进程,并得到更差的结果。

6. 找一个主持人

让每个与会者都以正确的方式参与到会议中,也许是个挑战。有些人可能很难停止发言,有些人可能害羞而不愿发表意见,而一些高层干系人可能希望他们的建议被所有人采纳。

此外,作为产品负责人,你通常需要为会议做出贡献,分享你的专业知识,并积极促成产品决策。

因此,我建议找一位专业的,熟练的会议主持人,这可能是你的 Scrum Master 或敏捷教练。主持人应该执行以下任务:

  • 准时开始和结束会议。
  • 介绍基本规则,并提醒参会者遵守。
  • 鼓励大家投入并积极参与会议,确保每个人的声音被听见,没有人主导会议。
  • 通过引导决策过程来帮助参会者们达成一致意见。
  • 确保会议在正轨上,如果有人跑题了,重新将话题引导回正题。

有一名专业的主持人会非常有帮助,特别是当参会者没有成功合作经验,或是通过远程或半远程(现场+远程)的方式举行会议时。

7. 建立基本规则

会议的基本规则是促进与会者们的合作心态,鼓励参与和相互尊重的准则。下面分享一些规则的样例,来自我的《如何领导产品管理》这本书:

  • 在网络会议中,始终打开摄像头,当不发言时把自己设置为静音。
  • 将自己的手机或其他电子设备的铃声和提醒调成静音模式。
  • 从尊重其他与会者的角度发言,并假设他们都有良好的意图,避免对人进行评判和贴标签。
  • 尊重不同的意见,重视多样化的声音。
  • 以开放的心态聆听,善于接受,避免过早的下结论。
  • 诚实和开放的发言,始终坚持可观察的事实。
  • 当你感到被误解或产生分歧时,及时提问。
  • 若你未能参与讨论,请大胆发言;若发言较多,请为他人留出更多空间。
  • 不要打断他人,当一位成员结束发言时,在下一位发言前为听众留下片刻消化的时间。在网络会议中,用表情来响应,以表示你有话想说。
  • 保持在场。不要私下谈话,也不要回复电子设备上的信息。

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8. 选择一个决策规则

许多我参与的产品管理会议都是工作会议,或是研讨会,在这些会议上需要进行产品决策。此时有一个明确的决策规则是非常重要的。这些规则确定了谁来做决策,如何确认决策已被做出。这避免了当会议结束时,大家对是否达成了决策感到迷茫。
有帮助的产品管理会议决策规则包括:全体一致、同意、产品人讨论后决策。让我们一起看看这三种规则:

  • 全体一致:表示每个人都同意并乐于支持提议的解决方案。这创造了强大的认同感和集体责任感。缺点是,要达到全体一致需要花费相对长的时间。所以通常用在影响较大的决策上,如产品愿意设定,提出全新或重大的产品战略改变。
  • 同意:表示没有反对意见。当没有人提出反对意见时,决策就产生了。这个规则下的支持力没有全体一致那样强大,但它能够更快的实现决策,且往往也足够了。例如在制定产品路线图,或设定Sprint目标时,会采用这个规则。
  • 产品人讨论后决策:顾名思义,意味着你在认真听取了与会者的想法和顾虑后所做的决策。这一规则允许你利用参与者的观点与专业知识,但可能会导致相对低的认同度。这个规则可以用在当无法达成全体一致或同意,或是时间紧迫时,例如需要快速对竞争者的举动作出反应。

9. 为会议设定时间限制

为会议分配一个固定但现实的时间盒。这能促进聚焦,且更容易使参会者同意出席会议。我发现季度的战略研讨会通常可以在两小时内完成,前提是在会议前已经将相关数据分享给参会者,且在会议中不需要做出关于产品战略或路线图的重大决策。对于两周一次的Sprint评审会来说也是如此。

请注意,有时间限制的会议总是准时开始和结束的。如果无法按议程进行并做出必要的决策,则必须再安排一次后续会议,时间盒是无法延长的。

但是,不要犯这样的错误:为了在规定时间内结束会议而匆忙做出重要决定。假设你在进行的战略研讨会即将结束时发现时间不够,那么宁可再安排一次后续会议,而不要略过决策环节,做一个糟糕的决定,或是没有获得必要的支持。

10. 正确地结束会议

最后,别忘了对会议进行总结。如何结束会议很重要,不仅要确保每个人明白已经取得的成果,还要为下次会议定下基调。恰当的结束会议包含以下三个步骤:

  • 总结会议的重要决策,以便所有人都清楚的知道已经做出什么决定,达成什么成果。
  • 记录并分配行动项。清晰的说明还需要做什么,由谁来做,什么时候需要完成。考虑在会议跟进电子邮件中分配这些行动项。
  • 收集反馈。询问人们觉得会议的价值感受如何,是否有可以改进的地方。你可以邀请每位参与者向大家简短的分享自己的观点,或者通过在线表格来收集反馈。别忘了对反馈意见进行评估,以使下一次会议做得更好。

0. 彩蛋小秒招:带上吃的

分享食物可以使人产生连接,而在会议中提供食物能表现你对与会者的关心。这可以帮助提高心理安全感和会议效率。不需要准备丰盛的宴席,通常一个健康的小零食就足够了。如果一起吃东西有困难,那么可以提供茶、咖啡,或至少有一些水。

如果是在线会议,考虑在正式议程开始前,先分配几分钟喝杯茶或咖啡,进行一些非正式的交谈。(感谢我的同事Sanders提供的好建议。)

 

 

关于作者:

Roman Pichler 是一位产品管理专家,精通数字产品及敏捷实践,拥有超过20年的产品管理及敏捷项目开发经验,丰富的产品经理及产品负责人教学经验,且已为产品领导者提供咨询超过15年。

关于译者:

Scrum中文网翻译组:Scrum中文网是全球第一个Scrum中文网站,中国最早的Scrum和敏捷教育及推广机构,也是国际Scrum联盟(ScrumAlliance)官方授权教育机构和大规模敏捷SAFe官方机构SAI在中国的授权合作伙伴。Scrum中文网是国内领先的敏捷培训及教练咨询机构,作为中国敏捷教练的摇篮,启蒙和培养了数万名敏捷专业人士,帮助数百家知名企业成功转型敏捷。

原文链接:

https://www.romanpichler.com/blog/10-tips-for-effective-product-management-meetings/

注:部分图片来源于网络