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敏捷组织该如何做预算

一. 传统的预算方式

传统的IT预算和使用方式是基于项目进行的,具体预算过程如下:

1. 研发部门的资源分布在各职能部门中(例如,开发部、测试部等)。在每一年年末,管理层(包括研发负责人及各职能部门负责人)开会讨论和确定第二年的年度规划,包括初步的项目规划。各职能部门负责人以此为基础,估算、申请和获得下一年的人员和费用预算。
2. 在项目立项前,项目经理组织进行工作分解、估算和制定项目计划,包括项目的人员和费用计划。
3. 项目经理向管理层进行立项申请汇报,管理层对项目计划进行审核,并为项目分配人员和费用。
4. 在项目的执行过程中,项目经理需要定期向管理层(包括研发总负责人及各职能部门负责人)汇报项目进度,包括资源和费用的使用情况,以及后续的工作计划。
5. 当项目需要延期或者超预算时,项目经理需要提出变更申请,申请进行人员、费用和周期上的变更。
6. 当项目进入收尾时,项目经理根据计划逐步释放项目人员。
7. 当项目结项时,项目经理要进行总结和汇报,包括项目的人员和费用使用情况。

二. 传统预算方式的五大问题

传统的预算方式是以传统的项目管理理论和方法论为基础,这种方式并不适合于敏捷开发模式。
具体来说,这种传统的预算方式存在以下主要问题:

#1 预算过程过于复杂和耗时

在项目立项前,项目经理需要组织人手对项目进行工作任务分解和估算,制定初步的项目计划,并以此来初步估算项目的人员和费用。

在立项申请通过后,项目经理在获得核心人员(通常可能只有需求分析师、系统工程师、开发组长和测试组长)后,还需要组织进行需求分析和系统设计,并在需求和系统设计方案评审通过后,再次组织进行工作任务分解、估算和制定更加详细的项目计划,包括更加详细的人员和费用计划。

这个更加详细的项目计划,需要再次通过管理层的评审,才能真正获得后续开发和测试需要的人员和费用。

整个项目计划制定的过程,过于复杂和耗时,需要花费大量的时间和工作量。

#2 早期计划偏差较大

传统的预算方式,要求项目经理在项目早期就明确需求和计划。

而在项目的早期,项目的不确定性是最高的。此时制定的项目计划往往存在较大的风险,并由此而导致项目实施过程中需要不断调整计划。

在项目进行过程中,项目经理往往需要申请进行范围、进度、人员和费用上的变更。

#3 导致项目抗拒变化

在传统的项目绩效考核中,往往会考核项目的项目计划达成率,这就导致项目为了追求高绩效而本能地抗拒变化。

而这一点,恰恰与敏捷宣言中的“响应变化高于遵循计划”相冲突。

#4 临时团队更加低效

每一个项目团队,都是一个临时组建的新团队。

而新团队往往要经历一个人际协作的磨合过程,才能进入高效协作阶段。

这就导致项目团队从一开始就是一个低效团队。

#5 多项目间的资源争夺导致等待和低效

管理层往往会启动多个项目,以便实现资源的最大利用率。

多个项目同时启动,往往会导致存在某些关键人员在多个项目中复用的情况。

这就导致:1)项目可能会因为人员不能及时到位或者不能充分投入,而出现延迟和等待。2)频繁的工作切换,导致人员的工作效率低下。

3. 敏捷组织该如何做预算?

以项目为基础的传统预算方式会导致如此多的问题,该如何优化预算方式?

推荐采用SAFe的精益预算方式,主要有三大要点:

#1 以价值流为预算对象

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不要以项目为预算对象,而是要以价值流(即业务)为预算对象。为价值流分配人员和费用预算,使其能够交付更多的业务解决方案。通过精益预算使用规范(Lean Budget Guardrails)来指导价值流对预算的使用。

这样一来,就能将预算使用的决策权交给价值流,使其能够快速响应变化和更快地交付价值。

#2 采用地平线(Horizon)指导投资

个人进行理财时要进行投资组合管理,以平衡了不同资产类别(例如,固定存款、基金、股票和房地产)的投资一样,组织的投资组合管理也需要平衡不同的投资类型。否则,就可能会因为过度投资当下而忽视对未来的长远投资,而导致组织失去长远的发展机会。
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组织进行投资组合管理时,可以参考麦肯锡地平线模型,针对不同类型的地平线采取不同的投资管理策略:

  • 地平线3(Horizon 3)-评估:专门用于研究未来(通常为3-5年)实现盈利增长的潜在解决方案。通常情况下,会创建一个史诗(Epic)来启动该计划,并定义一个MVP来验证收益假设(benefit hypothesis)。如果史诗的假设被证明是正确的,并且新出现的解决方案提供了足够引人注目的投资回报,那么通常它将继续进入到地平线2(Horizon 2)。
  • 地平线2(Horizon 2)-浮现:地平线2反映了对地平线3中浮现的新兴解决方案进行投资。由于这些新解决方案前景广阔,因此企业愿意继续进行超出当前回报的投资。当解决方案带来的价值超过了投入的成本时,就进入了地平线1.
  • 地平线1(Horizon 1):地平线1反映了为企业创造盈利的解决方案状态。这些解决方案需要持续投资,以维护和扩展功能。地平线1中的投资通常会消耗投资组合预算的大部分。为了便于对这些投资进行推理,地平线1进一步细分为两大类:
    • 加大投资:反映了需要继续进行大量投资的解决方案。这可能是由于市场或解决方案的不成熟、市场或技术的变化、或需要解决新的机会窗口所致。
    • 提取利润:反映了那些已进入稳定的解决方案。这些解决方案能带来巨大的价值,而只需要投入较低的成本。管理这些解决方案的投资,可确保持续的价值、利润和现金流,从而为企业的生存和发展提供资金。
  • 地平线0(Horizon 1)-退市:所有解决方案最终都将寿终正寝。地平线0反映了正处于退市中的解决方案状态。
#3 使用参与式预算方法

采用参与式预算方法,让多个价值流干系人也参与预算过程中,以便群策群力,在多个解决方案和史诗中找出最佳的投资组合预算方案。
【注】本文中的图片来自SAFe网站。

作者:李洁(Jerry Li),CSP,CSM,Scrum中文网资深敏捷顾问和培训师,敏捷教练