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一个高效建立团队工作协议的好方法

作者:Yassal Sundman
译者:李洁(Jerry Li)
原文链接:http://blog.crisp.se/2017/01/29/yassalsundman/role-expectations-and-working-agreem

 

团队常常会因为该如何工作而产生冲突。当团队成员之间存在对彼此的期望,但却得不到满足时,就可能会产生冲突。

假设在一个团队中,团队成员可能对执行某些任务有着潜在的期望。团队中可能有一些类似常识的潜规则。有时候,人们会满足到这些潜规则和潜在期望,但有时候却没有做到,这时就会在团队中产生冲突。

无法避免冲突(健康的争执和讨论也有益于团队),但是你能帮团队显示地定义出这些规则和工作协议。你应该一开始就组织团队讨论和达成工作协议,而不是等到事后再去处理冲突。

我经常使用以下工作坊来在团队和组织中建立工作协议。

准备工作坊

图片1

准备一块用于悬挂翻转活页挂图的空间。要对团队(组织)中的每个角色都生成一页活页挂图。上面的部分用于粘贴所有人都同意的事项,左下象限(“ALL”区域)用于粘贴所有人都需要遵守的事项,右下象限(“Discuss”区域)用于粘贴需要讨论的事项。最后会生成一页标题为“所有角色(ALL)”的活页挂图,应用于所有人。这页活动挂图被分成两部分,下面的部分用于粘贴将要讨论的事项。

工作坊分为以下几部分:

1.收集数据——时间安排,每张图4分钟时间,加上最后额外5分钟时间。
2.休息——10分钟
3.设定角色的期望——时间安排,每张图5分钟时间,加上最后15分钟时间的团队总结。
4.休息——10分钟
5.达成工作协议——20分钟

收集数据

把参与人员分成3-6组(依据团队或组织的规模)。尽量混合分组,以便每个组都包括尽可能多的不同角色代表。

各小组依次操作每张活页挂图,书写和粘贴他们对每个角色的期望:

  • 任何存在分歧的期望,应当被移除。
  • 如果小组觉得这是一个属于所有人的期望,就把它贴在“ALL”区域。
  • 如果小组对此存在分歧,就把它贴在“Discuss”区域。

便利贴的流程:

  • 便利贴可以从被接受的角色期望区域移到“ALL”区域或者“Discuss”区域。
  • 便利贴也可以从“ALL”区域移到“Discuss”区域。
  • 但是,便利贴不能返回到被接受的角色期望区域,或者从“Discuss”区域移动到“ALL”区域。
  • 如果对便利贴所处的区域存在分歧,那么就应当移动到“Discuss”区域。

所有的小组都已经过完了每张活页挂图后,他们再回头快速浏览一遍后来又增加了哪些便利贴。这一步中不会产生新的便利贴,但是只要有小组提出异议,便利贴就会被移到“Discuss”区域。

这里按照安排休息一下。当人们还在休息时,你就可以把每个角色中的“All”区域的便利贴移动到代表所有人员的“所有角色(ALL)”活页挂图的被接受期望区域中。既然这些便利贴提留在各个角色的“All”区域,这就意味着整个团队都同意这些应该应用于每个人。

建立角色期望

休息结束后,该讨论每个角色的“Discuss”区域的便利贴了。一次一个角色。让书写便利贴的个人/小组解释为什么他们认为该便利贴适用,以及让移动便利贴的个人/小组解释其理由。引导讨论以便团队对便利贴达成一致处理意见。

讨论完所有的挂图后,你要求人们按照各自所属的角色分别一起把他们的角色的便利贴整合成5-10项期望。于是角色的期望就设定好了。

这里安排另一次休息。下一步建立工作协议。

建立工作协议

让参与者们把便利贴分组贴到“所有角色(ALL)”页活页挂图上。让他们投票决定哪些部分应该纳入工作协议。只要得到投票,该组便利贴就应当被放入工作协议。要求参与者把每组便利贴都整合成几个短句。

这些条款可以分组为以下类型:“我们是什么样的人”以及“我们该如何工作”。这些就是团队的工作协议。

成果

良好协作的团队!

由于进行了明确的声明,因此更加容易处理工作方式上的分歧。团队成员没有挥之不去逐渐发酵为冲突的小烦恼,他们能够很自然地在工作时由任何人提出我们如何达成一致。

如果有人提出了不遵守工作协议的理由,这也进一步促进了彼此的理解。由于这些讨论,团队共同成长和成熟。

加入团队的新成员也会受益,因为他们不需要通过观察他人的行为来“猜测”他们的期望。

最后,这是一个非常好的发展团队文化的方式,随着团队的成长和变化,我们不断运行这个工作坊,以我们随着时间的推移以及新成员的引入而获得新的认识,来调整和改进我们的角色期望和工作协议。

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