Scrum_tp2

如何克服每日Scrum会议的四大常见反对意见

我完全理解一些团队成员对参与每日站会的抵制。我也不喜欢开会。但有些会议是有用的,值得花时间投入。我把运行良好的每日站会归入此列

在本文中,我将分享如何应对每日站会的四条常见异议。然后,我将分享运行良好的每日站会的一些特性,这能使其不被与会者抵制。

我们已经做了大量交流

针对每日站会的第一条常见异议是,有人坚持既然团队成员已经在日常中频繁交流,因此每日站会就是不必要的开销

当听到这条反对意见时,我反驳说:“我认同团队成员确实会经常两两相互交流,但是他们却很少会全员一起交流。”

每日站会提供了这个机会。对于许多团队来说,这可能是一天中每位团队成员能与其他所有团队成员进行交流的唯一机会。

从未讨论过重要事项

针对每日站会的第二条常见反对理由来自某些团队成员,他们感觉每日站会是不必要的,因为在会上从未讨论过什么重要事项。

设定期望

当面临这条反对理由时,我做的第一件事情是与反对者们一起为会议设定适当的期望。我非常清楚,我并不期望每次会议都存在重要事项。事实证明,有些每日站会确实是没什么用的——昨天每个人都取得了不错但不显著的进展,今天的工作没有任何问题。

但是,大部分每日站会确实出现了对团队有用的事项,并且在团队中形成了这样的观点:许多每日站会上都讨论了重要事项,这是对不经常召开会议的补充,在那些会议上没有讨论任何重要事项。

确定反对意见是否有效

听到反对意见时,我做的第二件事、也是更重要的一件事情是:考虑其是否有效。它或许是有效的。如果真是如此Scrum Master须将其视为会议可能需要改进的指示信号。

令反对意见有效的常见错误有:允许参与者闲聊,令会议时间超长,或者团队只是由个体组成的一群人、并非真正意义上的团队。当一个“团队”的成员们分别工作于完全不相关的多个项目时,就会发生最后一个错误。

我们就不能通过电邮来做到这一点吗?

一些团队成员并不反对每天与队友“签到”,但反对通过会议形式来进行。他们通常会要求放弃每日站会,转而改为由每个人发送每日电子邮件,以解决面对面开会存在的常见问题。

我还从未见过能这样有效运作的。最大的问题是大多数人根本不看电子邮件。或者,即使他们看电子邮件,也只会是在一两天后看。这会消弱团队对问题的响应。

而且,通过电子邮件进行每日站会将丧失会议固有的即时交流所带来的好处。

如果采用Slack和类似的工具呢?您会认为我的答案会与电子邮件相同。然而,我看到过有团队使用Slack成功地进行了相当于每日站会的交流。

我不知道是否是这些工具的新颖性或者是消息和电子邮件存在根本差异,导致了交流的有效实施。对于大多数团队,我仍然不赞成将每日站会的实时交互替换为基于Slack类似交流。但对于某些团队,尤其是那些高度分散的团队,它看起来确实可以有效运作。

会议时间太长

你将听到的第四个(也是最后一个)反对意见是会议时间太长。当然,如果你们会议所花费的时间超过了几乎所有Scrum支持者规定的15分钟标准,那么你就该认真对待这个抱怨了。

但如果你们会议能很好地15分钟内完成了,我发现对这一抱怨的最好回应是询问反对者——他们认为多长时间合适。

您会得到一个有用的答案,特别是当您把会议的好处也纳入提问时。例如,你可以会问:“让我们保持同步、避免存在沟通问题、让我们了解彼此在做什么、识别并纠正错误、建立起彼此间的信任并提供成就感,你认为每天花多少时间是合适的

运行良好的每日站会的七大特征

以上建议会有助于克服团队成员对参与每日站会存有的最常见异议。但更好的做法是,开好会议使团队成员认可其价值。以下是良好的每日站会的七个特征。

每天在同样的时间和地点开会

您想让会议尽量容易开起来。对于大多数团队来说,意味着要每次在相同的时间和地点召开会议。

按时召开

在守时方面,我会和您遇到的任何其他人一样。有一次去看病,当我以为自己会晚一分钟才能到达医生办公室时,我不得不极力说服自己不要给他打电话。

但,即便是我也承认,对于一个全天的会议来说,迟到几分钟并没什么大不了的。八小时会议迟到5分钟,只不过是会议时间的1%而已。

如果每日站会迟到,就会造成大麻烦。如果会议每天都晚五分钟开始,那么准时到场的团队成员将在一年中花费20多个小时来等待会议开始。

会议不超过十五分钟

这就是很多团队把它开成站立会议的原因:站立有助于我们保持时间意识,并使会议保持简短。

会议中识别但不解决问题

通常,好的做法是在会议结束后立即讨论(并希望解决)问题。理想情况下,参与人员仅限于解决问题所需的团队成员;对于其他团队成员,建议其回到岗位上继续工作。

与会者不要跑题

大多数团队都会遵循的方法是,让团队成员自行陈述自上次站会以来的完成了什么、下一次会议前将会完成什么工作、以及是否存在任何会拖累他们工作进展的问题。除这些议题外的任何讨论都应被严格限制。

会议规则由整个团队来监督执行,而不仅限于Scrum Master

Scrum Master是唯一的团队会议规则执行监督者时,空气中就会弥漫着一种专为Scrum Master而开会的气息。这就使得会议感觉像是一个状态汇报会,每个参与者提供进展状态仅仅是为了能让Scrum Master受益。

整个团队参与并且仅限于团队参与

团队中的每个人都应该参与到每日站会。团队之外的人应被允许旁观会议。但不鼓励他们在会议期间参与讨论,除非团队成员向他们询问了一个简短的问题。

在每日站会已完成而与会者尚未未离场前,许多团队会询问旁观者是否存在什么问题或意见。Scrum Master或部分团队成员可以留下来解答这些问题。关键是,旁观者的评论要限制于实际的每日站会之外。

您的经验是什么?

毫无疑问,除了我在此提出的四个最常见的反对意见外,团队成员还可能存有更多的异议。当然,除了我列出的七个基本特征外,运行良好的每日站会还有其他的重要事项。

您的经验是什么?您听到过什么异议,如何克服它们?请在下面的评论中分享您的想法。

 

作者:Mike Cohn

译者:李洁(Jerry Li

原文链接:

https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/overcoming-four-common-objections-to-the-daily-scrum